Η Παγίδα του Multitasking και ο Μύθος της "Αυξημένης Παραγωγικότητας" που το συνοδεύει

 

Στη σύγχρονη εργασιακή κουλτούρα, το multitasking συχνά προβάλλεται ως πολύτιμη δεξιότητα. Εργοδότες και στελέχη θεωρούν πως η διαχείριση πολλαπλών εργασιών ταυτόχρονα μπορεί να αυξήσει την παραγωγικότητα και την αποτελεσματικότητα. Ωστόσο, έρευνες και εμπειρικά δεδομένα δείχνουν ότι το multitasking δεν είναι τόσο αποτελεσματικό όσο πιστεύουμε, και οι συνέπειές του είναι αρνητικές τόσο για τη νοητική όσο και για τη σωματική μας υγεία συμπεριλαμβάνοντας σημαντικά «κρυφά κόστη» που δεν περιορίζονται στην απώλεια χρόνου.  

Το multitasking αναφέρεται στην προσπάθεια να εκτελέσουμε πολλές διαφορετικές εργασίες την ίδια στιγμή. Μπορεί να περιλαμβάνει την προσπάθεια εκτέλεσης δύο εργασιών ταυτόχρονα, την εναλλαγή από μία εργασία σε άλλη ή την εκτέλεση πολλαπλών εργασιών διαδοχικά με γρήγορο ρυθμό. Όμως, στην πραγματικότητα, ο εγκέφαλός μας δεν είναι φτιαγμένος για να λειτουργεί με αυτόν τον τρόπο. Δεν εκτελούμε εργασίες ταυτόχρονα, αλλά κάνουμε συνεχείς εναλλαγές μεταξύ τους. Αυτή η συνεχής εναλλαγή έχει μεγάλο νοητικό κόστος, καθώς κάθε αλλαγή απαιτεί χρόνο και ενέργεια για να επανεστιάσουμε σε αυτό που κάνουμε

Σκοπός του άρθρου είναι η κατανόηση από την πλευρά των αναγνωστών του κρυφού κόστους του multitasking,  ώστε να βοηθηθούν στην επιλογή στρατηγικών που ενισχύουν την αποδοτικότητα, κυρίως αποφεύγοντας την εφαρμογή τους ειδικά σε σύνθετες εργασίες. Για παράδειγμα, το να βάλεις πλυντήριο ενώ μιλάς με έναν φίλο ίσως είναι εφικτό και δεν έχει ουσιαστικό κόστοις, αλλά το να οδηγείς ενώ μιλάς στο κινητό μπορεί να έχει μοιραίες συνέπειες. Ακόμη και μια απώλεια μισού δευτερολέπτου λόγω εναλλαγής μπορεί να οδηγήσει σε ατύχημα, καθώς το όχημα διανύει αρκετή απόσταση για να χτυπήσει σε εμπόδιο.

Σύμφωνα με μελέτες της American Psychological Association, για να καθορίσουν το κόστος αυτού του είδους της νοητικής «ζογκλερικής» προσέγγισης , οι ψυχολόγοι διεξάγουν πειράματα αλλαγής εργασιών (task-switching). Συγκρίνοντας τον χρόνο που χρειάζονται οι συμμετέχοντες για να ολοκληρώσουν τις εργασίες αν δεν τις κάνουν ταυτόχρονα, αν προσπαθούν να τις κάνουν μαζί και μετρούν το κόστος της εναλλαγής. Επίσης, εξετάζουν πώς η πολυπλοκότητα ή η εξοικείωση με τις εργασίες επηρεάζουν το κόστος αυτό.

Ας συνοψίσουμε τις αρνητικές επιπτώσεις που προκύπτουν από την εφαρμογή του multitasking :

1.     Μείωση της Παραγωγικότητας και της Νοητικής Απόδοσης

Η εκτέλεση περισσότερων από μία εργασιών ταυτόχρονα, ειδικά όταν πρόκειται για σύνθετες εργασίες, επιβαρύνει την παραγωγικότητα. Αν και αυτό δεν θα έπρεπε να εκπλήσσει όσους έχουν δοκιμάσει να μιλούν στο τηλέφωνο ενώ ελέγχουν τα email τους ή οδηγούν ενώ συνομιλούν, η έκταση του προβλήματος μπορεί να προκαλέσει σοκ. Ψυχολόγοι που μελετούν τη γνωστική λειτουργία (νοητικές διεργασίες) διαπίστωσαν ότι το μυαλό και ο εγκέφαλός μας δεν είναι σχεδιασμένοι για έντονη πολυδιεργασία. Συχνά συγκρίνουν αυτή τη διαδικασία με τη χορογραφία ή τον έλεγχο εναέριας κυκλοφορίας, υπογραμμίζοντας ότι η υπερφόρτωση μπορεί να οδηγήσει σε καταστροφικές συνέπειες.

Έρευνες έχουν δείξει ότι το multitasking επηρεάζει αρνητικά ακόμα και το IQ μας. Μελέτες που αναφέρονται σε ειδικό άρθρο της American Psychological Association αποδεικνύουν πως η εναλλαγή μεταξύ εργασιών μπορεί να μειώσει την παραγωγικότητα έως και 40%. Μάλιστα, οι επιπτώσεις στο IQ από τη συνεχόμενη γνωστική πίεση συγκρίνονται με αυτές που προκαλούνται από την έλλειψη ύπνου ή τη χρήση ουσιών όπως η μαριχουάνα.

2. Μείωση συγκέντρωσης και αύξηση λαθών

Η εναλλαγή μεταξύ πολλαπλών εργασιών προκαλεί διασπάσεις στην προσοχή μας. Όταν προσπαθούμε να ασχοληθούμε με πολλά αντικείμενα ταυτόχρονα, αυξάνονται οι πιθανότητες να κάνουμε λάθη και να παραβλέψουμε σημαντικές λεπτομέρειες. Ένα απλό παράδειγμα είναι τα ορθογραφικά και συντακτικά λάθη που παρατηρούμε σε κείμενα που γράφουμε βιαστικά.

3. Αυξημένο στρες και επιπτώσεις στη σωματική υγεία

Το multitasking δεν επηρεάζει μόνο τη νοητική μας απόδοση αλλά και το σώμα μας. Οι συνεχείς διακοπές και οι πολλαπλές απαιτήσεις αυξάνουν τα επίπεδα στρες, επιταχύνοντας τον καρδιακό ρυθμό και αυξάνοντας την αρτηριακή πίεση.

Σκεφθείτε επί παραδείγματι αυτή την αίσθηση του «πόσα πολλά πράγματα έχω να κάνω», και «αγχώνομαι για να τα ολοκληρώσω», ενώ «πιέζομαι και μπλοκάρω» σκεπτόμενος την εργασία 2 την ώρα που προσπαθώ να ολοκληρώσω την εργασία 1. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε χρόνια κόπωση, εξουθένωση (burnout) και μακροχρόνια προβλήματα υγείας.

4. Κακή ποιότητα εργασίας

Η ανάγκη να ολοκληρωθούν πολλές εργασίες ταυτόχρονα συχνά οδηγεί σε «προχειροδουλειές». Οι εργαζόμενοι που επιδιώκουν να καλύψουν πολλαπλά καθήκοντα ταυτόχρονα δεν αφιερώνουν τον απαραίτητο χρόνο και την ενέργεια που απαιτούνται για να αποδώσουν το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα.

Γιατί  όμως το multitasking φαντάζει τόσο ελκυστικό ενώ δεν είναι;

Ο πρώτος και βασικός λόγος που πολλοί καταφεύγουν στο multitasking είναι η ψευδαίσθηση ότι εξοικονομούν χρόνο. Ωστόσο, η συνεχής εναλλαγή μεταξύ εργασιών μας κάνει λιγότερο αποδοτικούς και οδηγεί σε μεγαλύτερη σπατάλη χρόνου.  Επί παραδείγματι το 2001, οι Joshua Rubinstein, PhD, Jeffrey Evans, PhD, και David Meyer, PhD, διεξήγαγαν τέσσερα πειράματα όπου οι συμμετέχοντες εναλλάσσονταν μεταξύ διαφορετικών εργασιών, όπως επίλυση μαθηματικών προβλημάτων ή ταξινόμηση γεωμετρικών σχημάτων. Σε όλες τις περιπτώσεις, η εναλλαγή εργασιών οδηγούσε σε απώλεια χρόνου. Όσο πιο σύνθετες ήταν οι εργασίες, τόσο μεγαλύτερος ήταν ο χρόνος που χανόταν. Οι συμμετέχοντες έχαναν επίσης περισσότερο χρόνο όταν έπρεπε να αλλάξουν σε λιγότερο γνωστές εργασίες, ενώ προσαρμόζονταν ταχύτερα όταν οι νέες εργασίες τους ήταν οικείες.

Η σύγχρονη εργασιακή κουλτούρα συχνά προωθεί το multitasking ως πλεονέκτημα, υποτιμώντας τη σημασία της εστιασμένης εργασίας. Υπό αυτό το πρίσμα η εικόνα του πολυπράγμονος και πολυάσχολου στελέχους, που πρέπει ταυτόχρονα να χειρίζεται πολλές και διαφορετικές εργασίες, δημιουργεί και εξιδανικεύει τον «Multitasker» ως το ιδανικό και απαραίτητο στέλεχος, ωθώντας τους εργαζόμενους ακόμα και αν δεν το επιθυμούν σε αυτή την πρακτική.

Τι μπορούμε να κάνουμε για να αποφύγουμε το multitasking;

Παρά την πίεση που μπορεί να νιώθουμε, υπάρχουν τρόποι να περιορίσουμε το multitasking και να αυξήσουμε την παραγωγικότητα:

1. Εστίαση σε μία εργασία τη φορά

Η προσήλωση σε μία εργασία, «ένα πράγμα τη φορά»,  από την αρχή μέχρι το τέλος βελτιώνει την ποιότητα της εργασίας και μειώνει τα λάθη. Με την ολοκλήρωση κάθε εργασίας, αισθανόμαστε μεγαλύτερη ικανοποίηση και αυτοπεποίθηση.

2. Καθορισμός προτεραιοτήτων

Ζητήστε από τον προϊστάμενό σας ή την ομάδα σας να καθορίσει ποιες εργασίες έχουν μεγαλύτερη σημασία. Η κατανόηση των προτεραιοτήτων βοηθά στην καλύτερη κατανομή χρόνου και ενέργειας.

3. Διαχείριση χρόνου

Δημιουργήστε ένα ημερολόγιο δραστηριοτήτων ή χρησιμοποιήστε τεχνικές όπως το "time blocking", χωρίζοντας τη μέρα σας σε τμήματα αφιερωμένα σε συγκεκριμένες εργασίες. Αυτό σας επιτρέπει να εμβαθύνετε και να αποφεύγετε τις διακοπές.

4. Μείωση περισπασμών

Απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις από κοινωνικά δίκτυα και email κατά τη διάρκεια της εργασίας. Ορίστε συγκεκριμένες ώρες μέσα στην ημέρα για τον έλεγχο και την απάντηση μηνυμάτων.

5. Αντιμετώπιση των απαιτητικών εργασιών το πρωί

Το πρωί, όταν το μυαλό είναι πιο ξεκούραστο, είναι η καλύτερη ώρα για να ασχοληθείτε με τις πιο απαιτητικές εργασίες. Αφιερώστε χρόνο για να τις ολοκληρώσετε χωρίς διακοπές, αντί να τις «σπάτε» σε κομμάτια κατά τη διάρκεια της ημέρας.

6. Καταγραφή περισπασμών

Κρατήστε ένα ημερολόγιο όπου θα σημειώνετε ποια πράγματα αποσπούν την προσοχή σας. Έτσι, θα εντοπίσετε τα προβλήματα και θα μπορέσετε να εφαρμόσετε τις κατάλληλες λύσεις.

Ενώ το multitasking γενικά δεν είναι αποτελεσματικό, υπάρχουν ορισμένες εξαιρέσεις. Για παράδειγμα, συνδυαστικές δραστηριότητες που δεν απαιτούν πλήρη νοητική συγκέντρωση (όπως το περπάτημα ενώ ακούμε ένα podcast) μπορεί να είναι ωφέλιμες. Ωστόσο, αυτές οι περιπτώσεις είναι περιορισμένες και δεν αποτελούν τον κανόνα.

Συμπερασματικά παρότι το multitasking προωθείται συχνά ως δεξιότητα που μπορεί να αυξήσει την παραγωγικότητα, τα δεδομένα δείχνουν το αντίθετο. Η εστίαση σε μία εργασία κάθε φορά όχι μόνο βελτιώνει την ποιότητα της δουλειάς μας αλλά προστατεύει και τη σωματική και νοητική μας υγεία. Αντί να διασκορπίζουμε την προσοχή μας σε πολλά αντικείμενα ταυτόχρονα, είναι προτιμότερο να οργανώνουμε καλύτερα τον χρόνο μας και να επενδύουμε σε πρακτικές που ενισχύουν την αποδοτικότητα και την ευεξία μας.