Η Παγίδα του Multitasking και ο Μύθος της "Αυξημένης Παραγωγικότητας" που το συνοδεύει

 

Στη σύγχρονη εργασιακή κουλτούρα, το multitasking συχνά προβάλλεται ως πολύτιμη δεξιότητα. Εργοδότες και στελέχη θεωρούν πως η διαχείριση πολλαπλών εργασιών ταυτόχρονα μπορεί να αυξήσει την παραγωγικότητα και την αποτελεσματικότητα. Ωστόσο, έρευνες και εμπειρικά δεδομένα δείχνουν ότι το multitasking δεν είναι τόσο αποτελεσματικό όσο πιστεύουμε, και οι συνέπειές του είναι αρνητικές τόσο για τη νοητική όσο και για τη σωματική μας υγεία συμπεριλαμβάνοντας σημαντικά «κρυφά κόστη» που δεν περιορίζονται στην απώλεια χρόνου.  

Το multitasking αναφέρεται στην προσπάθεια να εκτελέσουμε πολλές διαφορετικές εργασίες την ίδια στιγμή. Μπορεί να περιλαμβάνει την προσπάθεια εκτέλεσης δύο εργασιών ταυτόχρονα, την εναλλαγή από μία εργασία σε άλλη ή την εκτέλεση πολλαπλών εργασιών διαδοχικά με γρήγορο ρυθμό. Όμως, στην πραγματικότητα, ο εγκέφαλός μας δεν είναι φτιαγμένος για να λειτουργεί με αυτόν τον τρόπο. Δεν εκτελούμε εργασίες ταυτόχρονα, αλλά κάνουμε συνεχείς εναλλαγές μεταξύ τους. Αυτή η συνεχής εναλλαγή έχει μεγάλο νοητικό κόστος, καθώς κάθε αλλαγή απαιτεί χρόνο και ενέργεια για να επανεστιάσουμε σε αυτό που κάνουμε

Σκοπός του άρθρου είναι η κατανόηση από την πλευρά των αναγνωστών του κρυφού κόστους του multitasking,  ώστε να βοηθηθούν στην επιλογή στρατηγικών που ενισχύουν την αποδοτικότητα, κυρίως αποφεύγοντας την εφαρμογή τους ειδικά σε σύνθετες εργασίες. Για παράδειγμα, το να βάλεις πλυντήριο ενώ μιλάς με έναν φίλο ίσως είναι εφικτό και δεν έχει ουσιαστικό κόστοις, αλλά το να οδηγείς ενώ μιλάς στο κινητό μπορεί να έχει μοιραίες συνέπειες. Ακόμη και μια απώλεια μισού δευτερολέπτου λόγω εναλλαγής μπορεί να οδηγήσει σε ατύχημα, καθώς το όχημα διανύει αρκετή απόσταση για να χτυπήσει σε εμπόδιο.

Σύμφωνα με μελέτες της American Psychological Association, για να καθορίσουν το κόστος αυτού του είδους της νοητικής «ζογκλερικής» προσέγγισης , οι ψυχολόγοι διεξάγουν πειράματα αλλαγής εργασιών (task-switching). Συγκρίνοντας τον χρόνο που χρειάζονται οι συμμετέχοντες για να ολοκληρώσουν τις εργασίες αν δεν τις κάνουν ταυτόχρονα, αν προσπαθούν να τις κάνουν μαζί και μετρούν το κόστος της εναλλαγής. Επίσης, εξετάζουν πώς η πολυπλοκότητα ή η εξοικείωση με τις εργασίες επηρεάζουν το κόστος αυτό.

Ας συνοψίσουμε τις αρνητικές επιπτώσεις που προκύπτουν από την εφαρμογή του multitasking :

1.     Μείωση της Παραγωγικότητας και της Νοητικής Απόδοσης

Η εκτέλεση περισσότερων από μία εργασιών ταυτόχρονα, ειδικά όταν πρόκειται για σύνθετες εργασίες, επιβαρύνει την παραγωγικότητα. Αν και αυτό δεν θα έπρεπε να εκπλήσσει όσους έχουν δοκιμάσει να μιλούν στο τηλέφωνο ενώ ελέγχουν τα email τους ή οδηγούν ενώ συνομιλούν, η έκταση του προβλήματος μπορεί να προκαλέσει σοκ. Ψυχολόγοι που μελετούν τη γνωστική λειτουργία (νοητικές διεργασίες) διαπίστωσαν ότι το μυαλό και ο εγκέφαλός μας δεν είναι σχεδιασμένοι για έντονη πολυδιεργασία. Συχνά συγκρίνουν αυτή τη διαδικασία με τη χορογραφία ή τον έλεγχο εναέριας κυκλοφορίας, υπογραμμίζοντας ότι η υπερφόρτωση μπορεί να οδηγήσει σε καταστροφικές συνέπειες.

Έρευνες έχουν δείξει ότι το multitasking επηρεάζει αρνητικά ακόμα και το IQ μας. Μελέτες που αναφέρονται σε ειδικό άρθρο της American Psychological Association αποδεικνύουν πως η εναλλαγή μεταξύ εργασιών μπορεί να μειώσει την παραγωγικότητα έως και 40%. Μάλιστα, οι επιπτώσεις στο IQ από τη συνεχόμενη γνωστική πίεση συγκρίνονται με αυτές που προκαλούνται από την έλλειψη ύπνου ή τη χρήση ουσιών όπως η μαριχουάνα.

2. Μείωση συγκέντρωσης και αύξηση λαθών

Η εναλλαγή μεταξύ πολλαπλών εργασιών προκαλεί διασπάσεις στην προσοχή μας. Όταν προσπαθούμε να ασχοληθούμε με πολλά αντικείμενα ταυτόχρονα, αυξάνονται οι πιθανότητες να κάνουμε λάθη και να παραβλέψουμε σημαντικές λεπτομέρειες. Ένα απλό παράδειγμα είναι τα ορθογραφικά και συντακτικά λάθη που παρατηρούμε σε κείμενα που γράφουμε βιαστικά.

3. Αυξημένο στρες και επιπτώσεις στη σωματική υγεία

Το multitasking δεν επηρεάζει μόνο τη νοητική μας απόδοση αλλά και το σώμα μας. Οι συνεχείς διακοπές και οι πολλαπλές απαιτήσεις αυξάνουν τα επίπεδα στρες, επιταχύνοντας τον καρδιακό ρυθμό και αυξάνοντας την αρτηριακή πίεση.

«Αφοσίωση vs Προσωπική Στρατηγική: Ισορροπώντας Ανάμεσα στην Οργανωσιακή Επιτυχία και την Ατομική Φιλοδοξία»

 

Ουδείς αμφιβάλλει ότι το ανθρώπινο δυναμικό αποτελεί το πλέον πολύτιμο «περιουσιακό» στοιχείο ενός σύγχρονου οργανισμού, δημόσιου ή ιδιωτικού. Τα στελέχη επιχειρήσεων και οργανισμών διαδραματίζουν καθοριστικό ρόλο στην πορεία και επιτυχία του φορέα στον οποίο εργάζονται. Ιδιαίτερα εκείνα τα στελέχη που δείχνουν αφοσίωση στους στόχους του εργασιακού τους φορέα, προσήλωση στα εργασιακά τους καθήκοντα, παίρνουν πρωτοβουλίες, αναλαμβάνουν ευθύνες, μπαίνουν μπροστά στα δύσκολα λειτουργώντας σε αρκετές περιπτώσεις ως trouble solvers, και γενικά μεταδίδουν την αίσθηση ότι η εργασία τους αποτελεί μία πολύ σημαντική προτεραιότητα στη ζωή τους η οποία δεν τελειώνει με το πέρας του ωραρίου.

Στον αντίποδα  των «αφοσιωμένων» φαίνεται να βρίσκονται εκείνα τα στελέχη  που επικεντρώνουν στη δική τους «ατζέντα», στο δικό τους προσωπικό πλάνο για ανάπτυξη καριέρας. Είναι τα άτομα που δουλεύουν περισσότερο για τον εαυτό τους παρότι τα αποτελέσματα της δουλειάς τους σε αρκετές περιπτώσεις ωφελούν τον οργανισμό ή την επιχείρηση στην οποία ανήκουν, και ευθυγραμμίζονται με τον σκοπό και τους στόχους του. Έχουν προσωπική στρατηγική, σχέδιο δράσης και οδικό χάρτη καριέρας, με τους οργανισμούς και επιχειρήσεις στους οποίους απασχολούνται να αποτελούν τους ενδιάμεσους σταθμούς στην πορεία που αποτυπώνει ο χάρτης. Επενδύουν σε δεξιότητες, δίκτυα και ευκαιρίες που εξυπηρετούν πρωτίστως τα δικά τους επαγγελματικά συμφέροντα. Μπορεί να είναι ιδιαίτερα αποδοτικοί και να φέρουν καινοτόμες ιδέες, αλλά η βασική τους κινητήριος δύναμη είναι η προσωπική εξέλιξη και αναγνώριση. Έτσι σε μία  κρίσιμη στιγμή θα βάλουν μπροστά τα δικά τους θέλω, συχνά θέτοντας σε δεύτερη μοίρα τις ανάγκες και τις προτεραιότητες του οργανισμού ή της επιχείρησης που εργάζονται και θα λάβουν αποφάσεις  με γνώμονα αποκλειστικά το δικό τους όφελος.

Είναι τόσο αρνητική αυτή η προσωπική θεώρηση και στόχευση της επαγγελματικής εξέλιξης από τους εργαζόμενους και τα στελέχη? Δανειζόμενοι τη φράση ενός σημαντικού διανοητή της Διοίκησης Επιχειρήσεων του Alvin Toffler, «Αν δεν έχεις στρατηγική τότε... Θα γίνεις μέρος της στρατηγικής κάποιου άλλου».

Η προσέγγιση αυτή μπορεί να έχει θετικές και αρνητικές συνέπειες. Από τη μία πλευρά, τα άτομα με προσωπική στρατηγική επενδύουν στην προσωπική τους ανάπτυξη και εικόνα, συχνά φέρνουν στον οργανισμό νέες ιδέες και υψηλή απόδοση και αποτελεσματικότητα. Είναι φιλόδοξα, έχουν σαφή στόχο και προσφέρουν πρωτοποριακές λύσεις. Επιπλέον, η επιθυμία τους για εξέλιξη μπορεί να δημιουργήσει ένα δυναμικό περιβάλλον, καθώς συχνά παρακινούν τους συναδέλφους τους να αποδίδουν καλύτερα.

Από την άλλη πλευρά, αυτή η στάση μπορεί να προκαλέσει ρήγματα στη συνοχή και τη συνεργασία εντός του οργανισμού. Όταν τα προσωπικά συμφέροντα έρχονται σε αντίθεση με τις ανάγκες του φορέα, μπορεί να οδηγήσουν σε καταστάσεις όπου το συλλογικό καλό θυσιάζεται. Σε περιπτώσεις κρίσεων ή στρατηγικών αποφάσεων, η προτεραιοποίηση των προσωπικών στόχων μπορεί να υπονομεύσει την αξιοπιστία και τη βιωσιμότητα του οργανισμού.

Ο Daniel Goleman, Αμερικανός ψυχολόγος, συγγραφέας και δημοσιογράφος, συνδιευθυντής της Κοινοπραξίας για την Έρευνα για τη Συναισθηματική Νοημοσύνη σε Οργανισμούς του Πανεπιστημίου Rutgers, μελετητής της συναισθηματικής νοημοσύνης, υποστηρίζει ότι η ενσυναίσθηση και η δέσμευση στο κοινό καλό είναι βασικές ιδιότητες για την αποτελεσματική ηγεσία. Στελέχη που δρουν αποκλειστικά με προσωπική στρατηγική συχνά υπονομεύουν αυτή τη δυναμική, επηρεάζοντας αρνητικά τη συνεργασία αλλά τελικά και την ίδια τους την πορεία και καριέρα. Στο best seller βιβλίο του, «Emotional Inteligence», αναφέρει χαρακτηριστικά ότι «η έλλειψη συναισθηματικής νοημοσύνης μπορεί να σαμποτάρει την καθαρή σκέψη και ευφυία  και να καταστρέψει καριέρες». Ο ίδιος προσθέτει ότι οι συναισθηματικά ευφυείς άνθρωποι παρακινούνται από εσωτερικούς στόχους και αξίες, πέρα από εξωτερικές ανταμοιβές όπως η φήμη, τα χρήματα, η καταξίωση και η αναγνώριση. «Έχουν πάθος να εκπληρώσουν δικές τους εσωτερικές ανάγκες και στόχους, αναζητούν εσωτερικές ανταμοιβές».