Στάδια διαμόρφωσης και ανάπτυξης ομάδων

Οι περισσότερες ομάδες δημιουργούνται και αναπτύσσονται με όμοιο τρόπο. Θα ήταν, όμως, λάθος να υποθέσουμε ότι για να δημιουργηθεί μια ομάδα αρκεί να καθοριστεί ένα πρόβλημα ή ένας στόχος από τη διοίκηση και να επιλεγούν τα μέλη της. Αυτή είναι μια εσφαλμένη και πολύ απλοποιημένη θεώρηση του τρόπου διαμόρφωσης των ομάδων.

Οι ομάδες εξελίσσονται και τα στελέχη πρέπει να κατανοούν αυτήν τη διαδικασία εξέλιξης. Γενικά, οι ομάδες εξελίσσονται σε τέσσερα στάδια:

1^ο Στάδιο: Η Επιλογή των Μελών

Μετά την επιλογή των μελών, μια ομάδα πρέπει να αποκτήσει ταυτότητα. Είναι φανερό ότι αυτή η ταυτότητα θα σχετίζεται άμεσα με την εργασία που έχει αναλάβει η ομάδα, αλλά η αφομοίωση αυτής της εργασίας απαιτεί κάποιο χρόνο. Αφού καθοριστούν τα μέλη της ομάδας και η εργασία τους, στη συνέχεια απαιτείται χρόνος για να γνωριστούν τα μέλη μεταξύ τους και να κατανοήσουν τις ικανότητες, τη μόρφωση, και την εμπειρία των υπολοίπων. Αυτή η φάση ονομάζεται στάδιο αμοιβαίας αποδοχής, γιατί κατά τη διάρκειά του τα μέλη συναντιούνται και γνωρίζονται μεταξύ τους. Η διαδικασία αμοιβαίας αποδοχής είναι χρονοβόρα, και η διοίκηση δε θα πρέπει να περιμένει ότι ένα σύνολο μεμονωμένων ατόμων θα γίνει αμέσως μια λειτουργική ομάδα. Δηλαδή, θα πρέπει να περάσει κάποιο χρονικό διάστημα ώστε τα μέλη της ομάδας: (1) να γνωριστούν, (2) να απαλλαγούν από τις αμφιβολίες τους, (3) να διαπιστώσουν τις ικανότητες και τις γνώσεις των υπολοίπων, και (4) να αρχίσουν να εμπιστεύονται και να βασίζονται ο ένας στον άλλον.

Μερικές φορές, η πρώτη φάση διαμόρφωσης μιας ομάδας είναι πολύ δύσκολη, επειδή τα άτομα που συμμετέχουν σ' αυτήν δεν είναι βέβαια για την επάρκεια των ικανοτήτων τους. Δηλαδή, μπορεί να μην έχουν κατανοήσει πλήρως την εργασία που τους έχει ανατεθεί, να μην είναι βέβαια για την επάρκεια των διαθέσιμων πόρων, και να μη γνωρίζουν αν είναι ικανά να ολοκληρώσουν τη συγκεκριμένη εργασία. Οι ομάδες θα πρέπει να αναπτύσσουν ένα δικό τους τύπο ηγεσίας και διαδικασίες συμμετοχής - δηλαδή, μια ταυτότητα ομάδας. Αυτή η ταυτότητα μπορεί να είναι το αποτέλεσμα της σχέσης που δημιουργείται ανάμεσα στα άτομα και στην εργασία που έχουν αναλάβει. Στο τέλος της πρώτης φάσης, τα άτομα αποτελούν μια ομάδα με ξεκάθαρη ταυτότητα. Επίσης, τα μέλη έχουν αρχίσει να εμπιστεύονται το ένα το άλλο και μπορούν τώρα να αντιμετωπίσουν την εργασία με αυξημένη αυτοπεποίθηση. Ωστόσο, οι ομαδικές διαδικασίες βρίσκονται ακόμα σε εξέλιξη και θα πρέπει να συμβούν ορισμένα ακόμα σημαντικά γεγονότα πριν μπορέσει η ομάδα να ασχοληθεί ενεργά με την εργασία της.

Καθώς η ομάδα αναπτύσσει κάποιες δραστηριότητες, ανακύπτουν σοβαρές προσωπικές και επαγγελματικές διαφορές. Μια από τις βασικές ευθύνες του ηγέτη της ομάδας είναι να εξομαλύνει τις διαφορές απόψεων και να περιορίζει την επίπτωση των προσωπικών διαφωνιών. Η ομάδα θα πρέπει να επινοήσει κάποιο μηχανισμό λήψης αποφάσεων και επίτευξης συμφωνιών. Αυτός ο μηχανισμός μπορεί να έχει δικτατορικό χαρακτήρα όταν υπάρχει ένας απολυταρχικός ηγέτης. διαφορετικά, μπορεί να εφαρμόζεται η αρχή της πλειοψηφίας όταν υποστηρίζονται δημοκρατικές διαδικασίες. Αν επιλεγεί η δεύτερη μέθοδος για τη λήψη αποφάσεων, τότε θα πρέπει το πλήθος των μελών της ομάδας να είναι μονός αριθμός για να αποφεύγεται η ισοψηφία. Στη δεύτερη φάση, οι βασικές λειτουργίες της ομάδας είναι η επίλυση του προβλήματος και η λήψη αποφάσεων.

 

2^ο Στάδιο: Η Λήψη Αποφάσεων από  την Ομάδα

Αφού η ομάδα έχει μια διακεκριμένη ταυτότητα, και τα μέλη της έχουν μάθει να εμπιστεύονται και να υποστηρίζουν το ένα το άλλο και έχουν κατανοήσει το αντικείμενό τους, τότε η ομάδα μπαίνει στη δεύτερη φάση. Σ' αυτό το στάδιο λειτουργίας της ομάδας επιλύονται προβλήματα και λαμβάνονται αποφάσεις. Τα μέλη έχουν ήδη γίνει ομάδα, βασίζονται το ένα στο άλλο, και συμβάλλουν στην ολοκλήρωση της εργασίας. Στη συνέχεια, η ομάδα ορίζει το πρόβλημα και αρχίζει να προσδιορίζει τις εναλλακτικές λύσεις. Σ' αυτό το σημείο, τα μέλη χρειάζονται και συλλέγουν τις κατάλληλες πληροφορίες για αξιολόγηση.

Η ομάδα πρέπει, ταυτόχρονα, να ελέγχει τα όρια των πόρων που της έχουν διατεθεί. Αν οι πόροι είναι ανεπαρκείς, τότε η ομάδα πρέπει είτε να διαλυθεί είτε να ζητήσει περισσότερους πόρους από τη διοίκηση.

Αυτή η συνεργασία έχει σαν αποτέλεσμα να γνωρίζονται τα μέλη καλύτερα μεταξύ τους και να διαπιστώνουν τους περιορισμούς των ανθρώπινων πόρων ως προς τις ικανότητες, τη μόρφωση, και την προηγούμενη εμπειρία τους. Τα μέλη της ομάδας συνδέονται όλο και περισσότερο μεταξύ τους, η ταυτότητα της ομάδας ενισχύεται, και το εσωτερικό περιβάλλον της χαρακτηρίζεται από αυξανόμενη εμπιστοσύνη. Σαν αποτέλεσμα της ανταλλαγής εμπειριών, η ομάδα αναπτύσσει αποτελεσματικές μεθόδους και διαδικασίες για την επίλυση προβλημάτων. Σ' αυτό το στάδιο μπορεί να εξακολουθεί να παραμένει κάποιος ανταγωνισμός μεταξύ των μελών της ομάδας. Όταν αυτός ο ανταγωνισμός αντικατασταθεί από τη συνεργασία, τότε η ομάδα προχωρά στο επόμενο στάδιο εξέλιξης.

3^ο Στάδιο: Ωριμότητα Ομάδας

 

Η μετατροπή του ανταγωνισμού των ατόμων σε συνεργασία χαρακτηρίζει το στάδιο ωριμότητας της ομάδας. Η ταυτότητα της ομάδας σταθεροποιείται και τα μέλη της δουλεύουν με τη μέγιστη αποδοτικότητα και αποτελεσματικότητα. Επίσης, τα μέλη γνωρίζονται καλά μεταξύ τους, και οι προσωπικές διαφορές, που τυχόν παραμένουν, θεωρούνται πια ασήμαντες. Η ταυτότητα της ομάδας ενισχύεται από την ανταλλαγή εμπειριών και από τη δημιουργία "εσωτερικής ιστορίας", η οποία μπορεί να εκφράζεται με διάφορους τρόπους, όπως ρητά, συνθήματα, και λογότυπα σε μπλούζες. Τα μέλη έχουν αποκτήσει μια συνείδηση σκοπού, καθώς υπάρχει πια κοινή κατεύθυνση στις προσπάθειές τους. Τέλος, δείχνουν μια αυξανόμενη υπευθυνότητα και μια γενική προθυμία διάθεσης περισσότερου χρόνου και προσπάθειας στην ομάδα. '

 

4^ο Στάδιο: Φάση Ελέγχου

Η τελευταία φάση εξέλιξης μιας ομάδας ονομάζεται φάση ελέγχου. Η ομάδα έχει ήδη πάρει την τελική της μορφή: τα άτομα που δεν ταίριαζαν με την ομάδα έχουν αποχωρήσει κι εκείνα που παρέμειναν έχουν συνδεθεί στενά μεταξύ τους. Αυτό το στάδιο είναι παρόμοιο με το προηγούμενο, της ωριμότητας, αλλά διαφέρει στο ότι λειτουργεί πια κανονικά. Δηλαδή, η ομάδα έχει σταθεροποιηθεί και εφαρμόζονται κανόνες που προσδιορίζουν την αναμενόμενη συμπεριφορά. Οι κανόνες ομάδας (group norms) είναι τρόποι συμπεριφοράς, ιδέες, ή γνώμες που αναμένεται να είναι αποδεκτοί και επιθυμητοί μέσα σε μια ομάδα. Η ομάδα είναι σε θέση να επιβάλλει κυρώσεις όταν αυτοί οι κανόνες παραβιάζονται. Αυτές οι κυρώσεις μπορεί να κυμαίνονται από απλές συστάσεις στα μέλη μέχρι και μεγάλες πιέσεις. Τα μέλη της ομάδας έχουν μάθει να βασίζονται το ένα στο άλλο.

Η διοίκηση ενός οργανισμού πρέπει να γνωρίζει σε ποιο στάδιο εξέλιξης βρίσκεται μια ομάδα. Αν μια ομάδα βρίσκεται στο στάδιο της ωριμότητας ή του ελέγχου, τότε μπορεί να ολοκληρώσει κάποια εργασία δυσκολότερη από εκείνη που μπορεί να αναλάβει μια ομάδα που βρίσκεται σ' ένα προγενέστερο στάδιο.

Αυτό συμβαίνει γιατί οι ομάδες που βρίσκονται σε προχωρημένο στάδιο εξέλιξης λειτουργούν πιο αυτόνομα, αποδοτικά, και αποτελεσματικά. Αυτή η διαπίστωση δε σημαίνει ότι οι ομάδες που είναι στα πρώτα στάδια εξέλιξης δεν μπορούν να συμβάλλουν θετικά στον οργανισμό. Αντίθετα, κάθε ομάδα συμβάλλει με το δικό της τρόπο, και η διοίκηση μπορεί να ενισχύσει την εξέλιξη και την ωριμότητα μιας ομάδας αναθέτοντας προσεκτικά σ' αυτήν εργασίες με αυξανόμενο βαθμό πολυπλοκότητας και υπευθυνότητας.